COMMUNICATING CRISIS PREPAREDNESS IN ACADEMIC TERTIARY INSTITUTION: A CASE STUDY OF PRIVATE UNIVERSITIES IN GHANA / LA COMMUNICATION DE LA PRÉPARATION AUX CRISES DANS LES ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR: ÉTUDE DE CAS DES UNIVERSITÉS PRIVÉES AU GHANA

Abstract

This study examines the internal communication strategies and channels used by Kessben University College (KUC) to prepare for potential crises. Using a conceptual framework and thematic analysis of crisis communication through in-depth interviews, the study revealed that face-to-face communication, social media engagement, and departmental (group) meetings are the primary methods through which KUC communicates its crisis preparedness to the university community. These strategies, often employed according to the study, include using a student-staff forum as an effective communication tool and utilizing the Office of the Dean of Students as the main avenue for addressing potential crises. These practices have become part of the organizational culture, with existing communication channels and processes adopted to convey preparedness for future crises. Additionally, social media was preferred because it offers prompt, consistent, and accessible communication, which improves overall effectiveness. The study recommends increasing efforts to make crisis preparedness information readily available and accessible to all employees. Therefore, organizations must integrate a Crisis Communication Plan (CCP) into their Crisis Management Plan (CMP) while also employing a variety of crisis management techniques.

Cette étude examine les stratégies et les canaux de communication interne utilisés par le Kessben University College (KUC) pour se préparer aux crises potentielles. En s’appuyant sur un cadre conceptuel et sur une analyse thématique de la communication de crise à partir d’entretiens approfondis, l’étude révèle que la communication en face à face, l’utilisation des médias sociaux et les réunions départementales (de groupe) constituent les principaux moyens par lesquels le KUC communique sur sa préparation aux crises auprès de la communauté universitaire. Selon les résultats de l’étude, ces stratégies comprennent notamment l’utilisation du forum étudiants-personnel comme outil de communication efficace et le recours au Bureau du Doyen des étudiants comme principal canal de gestion des crises potentielles. Ces pratiques sont devenues partie intégrante de la culture organisationnelle, les canaux et processus de communication existants étant mobilisés pour transmettre les informations relatives à la préparation aux crises futures. En outre, les médias sociaux sont privilégiés en raison de leur capacité à offrir une communication rapide, cohérente et accessible, ce qui améliore l’efficacité globale. L’étude recommande de renforcer les efforts visant à rendre les informations relatives à la préparation aux crises facilement disponibles et accessibles à tous les employés. Par conséquent, les organisations doivent intégrer un Plan de communication de crise (PCC) à leur Plan de gestion des crises (PGC), tout en ayant recours à une diversité de techniques de gestion des crises.